ロイテムでZoom連携する方法｜予約時にZoom会議URLを自動発行

ロイテムでは、Zoomと連携することで、オンライン相談やオンラインカウンセリングなどの予約が入った際に、Zoom会議を自動で作成できます。

予約のたびにZoomを開いてミーティングを作成し、URLをコピーしてお客様へ送る必要はありません。Zoom連携を設定したメニューでは、予約完了と同時にZoom会議URLが自動発行され、お客様や店舗・スタッフへ案内されます。

この記事では、Zoom Workplaceへのログイン方法から、Zoomとロイテムを連携し、実際に予約からZoom会議URLが発行されるまでの設定方法を順番にご説明します。

ロイテムのZoom連携でできること

ロイテムとZoomを連携すると、Zoomを利用するメニューに予約が入った時点で、その予約専用のZoom会議が自動的に作成されます。

発行されたZoom会議URLは、以下の場所から確認できます。

• 予約完了画面
• お客様宛の予約完了メール
• 店舗・スタッフ宛の通知メール
• ロイテム管理画面の予約一覧
• ロイテム管理画面の予約編集画面
• Zoom側のミーティング一覧

そのため、予約ごとにスタッフがZoom会議を作成したり、URLをメールへ貼り付けたりする作業を減らすことができます。

設定前に準備するもの

Zoom連携を行う前に、以下をご準備ください。

• 事業所で使用するZoomアカウント
• Zoomへ管理者権限でログインできる環境
• Zoomのライセンス付きユーザー1名以上
• ロイテム管理画面の「マスター管理」へアクセスできるアカウント
• インターネットへ接続されたパソコン

Zoomアカウントは、各事業所でご用意いただく必要があります。

STEP1 Zoom Workplaceへログインする

まずは、パソコンからZoom Workplaceへログインできることを確認します。

Zoom Workplaceを起動する

Windowsの画面左下にある「スタート」をクリックし、検索欄へ「Zoom」と入力してください。

検索結果に「Zoom Workplace」が表示されたらクリックして起動します。デスクトップにZoom Workplaceのアイコンがある場合は、アイコンをダブルクリックしても起動できます。

Zoom Workplaceが入っていない場合

Zoom Workplaceがパソコンにインストールされていない場合は、Zoom公式ダウンロードセンターからWindows版Zoom Workplaceをダウンロードしてください。

通常のWindowsパソコンでは64ビット版を選択し、ダウンロードしたインストーラーを開いてインストールします。

「Sign in」を選択する

Zoom Workplaceを起動したら、「Sign in」をクリックします。日本語表示の場合は「サインイン」と表示されます。

「Join a meeting」は、招待されたミーティングへ参加するだけの場合に使用します。ロイテムとのZoom連携設定を行う場合は、ご自身のZoomアカウントへサインインしてください。

Zoomを登録したときと同じ方法でログインする

メールアドレスでZoomアカウントを作成した場合は、メールアドレスとパスワードを入力してサインインします。

Google・Apple・SSOなどを利用してZoomアカウントを作成した場合は、登録したときと同じ方法を選択してください。

特にGoogleアカウントでZoomを作成した場合は、「Google」からログインしてください。

ブラウザで認証画面が開いた場合は、そのまま認証を進めます。二段階認証を設定している場合は、メール・SMS・認証アプリなどで届いた認証コードを入力してください。

Zoom Workplaceのホーム画面が表示され、右上にご自身の名前・イニシャル・プロフィール画像などが表示されればログイン完了です。

STEP2 Zoom App Marketplaceで連携用アプリを作成する

Zoomへログインできたら、次にロイテムとZoomを接続するためのアプリをZoom App Marketplaceで作成します。

今回使用するアプリの種類は「Server-to-Server OAuth」です。

Zoom App Marketplaceを開く

Zoom App Marketplaceへログインし、画面左側のメニューから「Developers」をクリックします。

Developer画面が表示されたら、画面左上の「＋」アイコンをクリックし、「Build app」を選択してください。

Server to Server OAuth Appを選択する

アプリの種類を選択する画面が表示されたら、「Server to Server OAuth App」を選択し、「Create」をクリックします。

「General App」ではありませんのでご注意ください。

アプリ名を入力する

App Nameへ、あとから見て分かる名前を入力します。

例えば「Loytem連携」など、ロイテム用のアプリであることが分かる名前がおすすめです。

STEP3 Zoom連携に必要な3つの情報を確認する

Server-to-Server OAuthアプリを作成すると、「App Credentials」の画面に以下の3つの情報が表示されます。

• Account ID
• Client ID
• Client Secret

この3つの情報を、あとでロイテム管理画面へ入力します。

Client Secretは目のアイコンなどから表示し、各項目の「Copy」を使ってコピーしてください。

Client Secretはパスワードに相当する重要な情報です。

SNSや第三者が閲覧できる共有フォルダなどへ保存しないようにしてください。万が一外部へ漏れた可能性がある場合は、Zoom側で再発行が必要です。

STEP4 ZoomアプリのInformationを設定する

Zoom App Marketplaceの左側メニューから「Information」を開き、必要な情報を入力します。

• Short Description：アプリの簡単な説明
• Company Name：事業所名
• Developer Contact Information：担当者名・メールアドレス

Short Descriptionには「ロイテムのZoom連携」など、用途が分かる内容を入力しておくと管理しやすくなります。

STEP5 ZoomアプリのScopesを設定する

左側メニューから「Scopes」を開き、「Add Scopes」をクリックします。

検索欄へ以下を入力してください。

meeting:write:admin

検索結果が表示されたら、「Select All」で表示された項目を選択し、「Done」をクリックします。

STEP6 Zoomアプリを有効化する

InformationやScopesの設定が完了したら、左側メニューから「Activation」を開きます。

必要な設定がすべて完了していれば、「Activate your app」が表示されますので、クリックしてアプリを有効化してください。

入力不足がある場合はメッセージが表示されますので、表示された内容を確認して不足している設定を完了させます。

STEP7 ロイテム管理画面へZoom情報を登録する

Zoom側の設定が完了したら、ロイテム管理画面へログインします。

以下の順番でZoom設定を開いてください。

「マスター管理」→「設定」→「Zoom設定」

「Zoom連携」を「使用する」に変更し、Zoom App Marketplaceで確認した以下の3つの情報を入力します。

• Account ID
• Client ID
• Client Secret

入力後、「保存」をクリックします。

コピーした情報の前後に余分なスペースが入ると、正常に連携できない場合があります。

Zoomからコピーした値は、できるだけそのまま貼り付けてください。

STEP8 Zoomを使用する予約メニューを設定する

Zoom連携を「使用する」にしただけでは、すべての予約でZoom会議が発行されるわけではありません。

Zoom会議を発行したいメニューだけを個別に設定できます。

ロイテム管理画面から、

「マスター管理」→「メニュー」

へ進み、オンライン相談などZoomを使用するメニューの編集画面を開きます。

設定する項目は以下の2点です。

• 「このメニューでZoom URLを発行する」にチェックを入れる
• 「必要時間」にZoom会議の開催時間を入力する

メニューに設定した「必要時間」が、そのままZoom会議の開催時間になります。

そのため、Zoomを使用しない通常の来院予約や対面メニューにはチェックを入れず、オンライン対応するメニューだけを設定してください。

STEP9 テスト予約を入れてZoom URLを確認する

すべての設定が終わったら、Zoomを設定したメニューで実際にテスト予約を行います。

予約が正常に完了すると、予約完了画面へZoom会議URLが表示されます。

あわせて、以下の場所からもZoom会議URLを確認してください。

• お客様宛の予約完了メール
• 店舗・スタッフ宛の通知メール
• 管理画面の予約一覧
• 管理画面の予約編集画面
• Zoom側のミーティング一覧

お客様宛のメールには参加用のゲストURLが記載され、店舗・スタッフ側ではゲスト用URLとホスト用URLを確認できます。

また、予約完了画面からGoogleカレンダーやiCal（iPhone・Mac・Outlook）へ予約予定を登録することもできます。

予約日時を変更した場合はZoomにも反映されます

ロイテム上で予約日時を変更した場合は、Zoom会議の日時も連動して変更されます。

予約をキャンセルまたは削除した場合は、作成されていたZoom会議も削除されます。

一度キャンセルした予約を再び受付済みに戻した場合、以前のZoom会議は自動では復元されませんのでご注意ください。

予約を複製した場合は、新しいZoom会議が作成されます。

Zoomへログインできない場合

Zoomへログインできない場合は、以下をご確認ください。

パスワードを忘れた場合

サインイン画面の「パスワードをお忘れですか？」からパスワードを再設定してください。

再設定メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダも確認してください。

Googleで登録したZoomアカウントへログインできない場合

Googleアカウントを利用してZoomへ登録した場合は、メールアドレスとZoom用パスワードを入力するのではなく、「Google」からログインしてください。

認証コードが届かない場合

登録しているメールアドレス、迷惑メールフォルダ、SMSの受信状況などをご確認ください。

別の人のZoomアカウントになっている場合

Zoom Workplace右上のプロフィールから一度サインアウトし、正しいZoomアカウントで再度サインインしてください。

Zoom連携でよくあるご質問

すべての予約でZoom URLが発行されますか？

いいえ。Zoom URLを発行する設定を行ったメニューだけが対象です。

通常の来院予約や対面メニューには影響しません。

アリスプランのZoomアカウントを使用できますか？

Zoomアカウントは各事業所でご用意いただく必要があります。

Zoom会議の主催者が各事業所となるため、実際にZoomを利用する事業所のアカウントをロイテムと連携してください。

Zoom連携を一時的に止めることはできますか？

可能です。

ロイテムのZoom設定から「Zoom連携」を「使用しない」に変更するか、対象メニューの「Zoom URLを発行する」のチェックを外してください。

Client Secretを紛失した場合はどうすればいいですか？

Zoom App Marketplaceから再発行し、ロイテム側へ新しいClient Secretを入力し直してください。

Zoom連携でオンライン予約業務を効率化

ロイテムとZoomを連携しておけば、オンライン相談やオンラインカウンセリングの予約が入るたびに、スタッフがZoom会議を手作業で作成する必要がありません。

予約受付と同時にZoom会議が作成され、お客様へのURL案内まで自動化できるため、URLの送り忘れや作成ミスの防止にもつながります。

オンライン相談、オンラインカウンセリング、オンラインレッスンなどをロイテムで受付している事業所様は、ぜひZoom連携をご活用ください。

Zoom連携の初期設定についてご不明な点がございましたら、株式会社アリスプランまでお問い合わせください。画面を確認しながら設定を進めることも可能です。